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Inviter à une rencontre virtuelle
L’invitation à une rencontre virtuelle doit se faire suffisamment à l’avance pour permettre au récepteur de l’invitation d’être dans les meilleures conditions pour accepter l’invitation. Une rencontre virtuelle doit être faite devant un écran et avec les bonnes technologies (caméra WEB, bonne connectivité internet).
Une invitation traditionnelle dans Outlook, via Zoom par exemple, apparaît comme suit :
Il y a généralement un lien qui permet par un simple clic d’accéder à une réunion. Le respect des plages horaires d’une rencontre virtuelle est très important car le calendrier de l’autre n’est peut-être pas disponible à l’extérieur des plages prévues. Les rencontres virtuelles permettent donc une plus grande discipline face aux plages horaires définies ce qui améliore l’organisation du travail en parallèle.
L’invitation à une rencontre virtuelle doit comporter les éléments suivants :
- Les personnes concernées par l’invitation;
- La date et l’heure de la rencontre;
- L’heure de tombée de la rencontre;
- Le lien de connexion vers la plateforme de connexion;
- L’ordre du jour sous les directives de connexion.
