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La provenance de la méthode
Cette méthode développée par Complexe X inc. est bâtie, en partie, selon la méthode de classement des priorités d’Eisenhower par laquelle il est possible d’identifier clairement les priorités selon le délai d’exécution de la tâche. Étant donné que cette méthode n’est pas complète dans le contexte du milieu du travail moderne, Complexe X a développé un outil simple, organisé, méthodique et efficace au travail (acronyme SOMET™) pour permettre à ses utilisateurs d’être efficients en tenant compte de l’ensemble de leurs tâches.
Le but de la méthode SOMET™ est de permettre à tout gestionnaire de pouvoir traiter, planifier et organiser le volume de travail en étapes balisées. Cette méthode permet aussi de limiter le stress inerrant à la surcharge de travail en se vidant l’esprit avant la fin de chaque journée. Grâce à elle, les utilisateurs sont en mesure de terminer chacune des journées de travail en ayant classé l’ensemble du flot d’informations entrantes et à traiter. Une fois maitrisée, cette méthode minimise les tâches de dernière minute et le stress associé à ces dernières.
Les trois axes de la méthode
La méthode SOMET™ comporte trois axes qui facilitent son application :
- L’analyse de l’information;
- La prise d’actions;
- Le classement des priorités.
Les rôles et les responsabilités
En utilisant la méthode SOMET™, il est plus simple de gérer ses priorités et, cela, tout en prenant conscience de la manière d’assumer son rôle et ses responsabilités. Une grande partie des gens en entreprise exercent des fonctions ou exécutent des tâches en dehors de leur sphère de responsabilités, ce qui occasionne souvent de la confusion et des problèmes de communication.
En isolant chacune des étapes, il est possible de devenir un acteur d’actions sur la gestion de son temps pour prendre de meilleures décisions et assumer son rôle de manière plus efficace.
Les trois piliers de la méthode
Pour tirer un maximum de profit de cette méthode, les trois points suivants doivent être gardés en tête :
1.Capturer
Lorsqu’une pensée ou une action vient à l’esprit, et pousse à vouloir agir, il faut la saisir immédiatement. Ainsi, les tâches, les projets et les objectifs apparaissent visuellement et ne sont plus dans un « tiroir » mental interne. Cela permet d’être donc moins stressé et confus.
Exemple:
Vous êtes en train d’écrire un rapport d’incident qui s’est produit dans l’usine et vous réalisez qu’une simple modification de la procédure de production pourrait éviter que l’incident ne se répète. Au lieu de changer de tâche pour vous lancer sur la modification de la procédure, vous l’inscrivez sur votre liste de choses à faire afin d’y revenir à un moment plus opportun.
2. Clarifier
Une fois la pensée ou l’action saisie, il faut lui donner du sens, la définir et la clarifier. Pour définir sa pensée, il faut décortiquer son idée pour voir si celle-ci s’inscrit dans un cadre réalisable et, ensuite, en isoler les différentes étapes afin de voir comment celle-ci vient réellement impacter l’organisation du travail.
Exemple:
Vous désirez offrir à votre équipe un horaire flexible sans nuire à la production. Avant de proposer l’idée à la Direction, vous prenez le temps de définir ce que flexibilité veut dire tout en préparant divers scénarios pour appuyer la démarche. Vous sortez les statistiques de production et validez qu’il y a des gains à réaliser tant au niveau des conditions de travail que de l’efficacité du personnel. Vous poussez votre idée dans tous les sens avant d’essayer de la mettre en œuvre.
3. Maintenir dans le temps
Une fois qu’on a décidé ou classé, on le fait et on respecte le calendrier.
Exemple:
Vous déléguez une tâche à un collègue en espérant que celle-ci soit réalisée rapidement. Même si le travail ne semble pas aller à la vitesse désirée, et sachant que vous pourriez le faire bien plus rapidement, vous respectez le flot de travail assigné en gardant en tête qu’il est contreproductif de faire autrement et que l’expérience acquise par la tâche déléguée aura un impact positif sur l’apprentissage de cette personne.
Analyse de l’information = incomplète
Résultat : Je réponds au courriel en posant des questions basées sur le 3QCOP (quoi, quoi, quand, comment, où et pourquoi).
NOTE : Pour ne pas oublier de faire un suivi si je n’ai pas de réponse à ma demande d’informations supplémentaires, j’ajoute une note à ma liste de tâches dans la section deux, indiquant qu’il manque de l’information pour la soirée de réseautage dans trois semaines.
