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L’émetteur et le récepteur
Aujourd’hui, l’information arrive de partout : par les courriels, les messageries instantanées, les demandes téléphoniques, les demandes en personne, etc. L’information circule dans tous les sens sans tenir compte de ce qui doit ou pas être dit ou encore à qui cela doit être dit. Plusieurs utilisent « copie conforme » pour tous leurs courriels ce qui crée des surcharges de courriels inutiles ou qui ne concernent pas les destinataires auxquels le courriel a été envoyé. Lors de la réception d’un courriel sans intérêt, le destinataire peut être avisé que celui-ci est destiné à d’autres personnes. Cette disponibilité de l’information complexifie la manière de traiter cette dernière.
On retrouve donc des problématiques venant autant des émetteurs que des récepteurs du message :
Les émetteurs :
Les gens ont tendance à précipiter leurs demandes sans tenir compte de tous les éléments qui devraient se retrouver dans les informations pertinentes à transférer. Le manque d’informations est l’une des premières sources de confusion auprès des équipes de travail.
Les récepteurs :
Plusieurs personnes sont tentées de recevoir l’information même si elle n’est pas complète pour immédiatement passer à l’action. Parfois, ils prennent action sans même réaliser que ce n’était pas une tâche ou une demande pour eux.
Tous ces comportements font perdre un temps fou. L’émetteur doit donc s’assurer d’envoyer l’information la plus complète possible et le récepteur doit s’assurer de conserver l’information qui lui revient. En ce qui concerne le courriel incomplet, il est important de le retourner au destinataire en demandant les justifications nécessaires avant de passer à l’action (3QOCCPP)
À retenir pour le récepteur
Lors de l’analyse, il faut savoir comment bien classer l’information sur laquelle il ne faut pas prendre action à sa réception. Cette étape est très utile puisqu’elle permet de classer des informations qui peuvent être pertinentes mais à un autre moment. Elle permet aussi de laisser aller l’information inutile afin d’éviter la surinformation. On garde ou on jette.
