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Le processus d’analyse
Étape 1
- Envoyer toutes les informations dans la boîte de réception.
Tout d’abord, tout ce qui doit être fait, c’est-à-dire toutes les tâches, les projets, les idées, les sollicitations, les rappels, les rendez-vous, les évènements, etc. sont placés dans la boîte de réception représentée dans la matrice.
La boîte de réception a deux fonctions principales :
- Décharger l’esprit de toutes les inquiétudes.
- Attribuer la bonne priorité à toutes les informations entrantes.
Voici quelques exemples d’informations qui entrent dans la boîte de réception:
- Une personne vous envoie un courriel;
- Vous venez d’avoir une idée;
- Vous prenez une demande téléphonique;
- Vous voulez vous rappeler de quelque chose;
- Quelqu’un vous demande une tâche verbalement
Étape 2
- Analyser l’information avec l’acronyme 3QOCCPP.
Le 3QOCCPP répond au questionnement de base de toute affirmation. Il permet de valider que l’information reçue est complète si non, de la rendre complète. Cette formule vient aussi d’un acronyme qui représente la règle fondamentale de la recherche et de l’analyse de l’information. Elle permet donc de répondre à toutes les questions essentielles à la compréhension d’une information. Cet acronyme est un dérivé de la version anglaise des 5W (Who, What, Where, When, Why) qui est utilisée depuis plus de 100 ans.
La signification de l’acronyme 3Q-O-C-C-P-P:
Qui – Est concerné, de qui, avec qui, pour qui;
Quoi – Quoi, avec quoi, objet, action, phrase, opération, en relation avec quoi;
Quand – Moment, planification, durée, fréquence, à partir de quand, jusqu’à quand, délais;
Où – Lieu, distance, étape, vers où;
Comment – Matériel, procédure, de quelle façon, dans quelle condition, quels moyens;
Combien – Dans quelle mesure, quantité requise, budget, quelle dose;
Pourquoi – Motif, objectif, pour faire quoi ? Résultat à atteindre;
Priorité de la personne faisant la demande – quelle est la priorité selon le demandeur.
Voici quelques exemples
Contexte :
- Mon ami Maxime organise un souper et me demande d’y assister.
Selon l’info actuellement disponible :
- L’information est incomplète
Il faut d’abord identifier les informations disponibles grâce aux questions 3QOCCPP:
- Identifier les questions qui n’ont pas de réponses et les envoyer à Maxime pour qu’il complète l’information.
Qui : Robert et moi
Quoi : Un souper
Quand : ?
Où : ?
Comment : ?
Combien : ?
Pourquoi : ?
Priorité : ?
Les questions à envoyer à Maxime:
- Qui d’autre sera présent ?
- Quand aura lieu le souper ?
- Où est le souper ?
- Comment se rendre sur place ?
- Pourquoi organiser un souper ?
- Priorité du demandeur
- Combien ça coûte ?
La réponse complète de Maxime sera donc celle-ci :
- Qui : Maxime, Lucie, Robert et moi
- Quoi : Un souper
- Quand : Mardi le 28 novembre à 18h30
- Où : Restaurant le Gros Bedon à Terrebonne
- Comment : Je vais me déplacer, aller et retour en covoiturage avec Maxime
- Combien : repas 5 services d’un coût d’environ 50$ / pers.
- Pourquoi : Souligner la retraite de Robert
- Priorité : Important pour Maxime, car il doit réserver d’ici 2 jours.
Mise en pratique
Numéro 1:
- Réception d’un courriel incomplet.
Bonjour Luc,
J’aurais besoin que tu trouves le temps de me faire un résumé de la rencontre que tu as eue avec Lucie. Je veux revenir sur les points dont on a discuté en réunion d’équipe la semaine dernière. Peux-tu me revenir SVP c’est important. Merci
Jacques
Étape 1: Trouver les éléments manquants dans le courriel ci-haut avec le 3QOCCPP.
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Étape 2: Écrire les questions qui ont besoin de réponses.
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