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Des techniques pour minimiser l’impact des courriels sur la gestion de temps
Les interruptions au travail dues à la gestion des courriels sont considérées par certains experts en organisation du travail comme une maladie chronique en entreprise. Un article du New York Times comparait même les courriels à des attaques de zombies: on a beau les effacer (tuer), ils reviennent toujours! (New York times, https://www.nytimes.com/2007/01/07/technology/07net.html, 5 décembre 2010) Or, le volume important de ces messages, le temps passé à les consulter et à y répondre, et les mauvaises stratégies pour les gérer contribuent à créer une sensation de surcharge de travail.
Il n’est pas toujours efficace de recevoir des notifications en cours de journée. Cela peut contribuer à augmenter le stress et déconcentrer une personne face à la priorité du moment. Oser éteindre les notifications de la boite de messagerie et ne les consulter que dans un moment planifié favorise un rythme de travail plus productif. Un des pires ennemis concernant les pertes de temps est le nombre de fois que l’on vérifie son cellulaire pour y voir les notifications qui n’ont souvent rien à voir avec le travail.
1.Créer des réponses types et automatiques
La création des réponses types, des procédures ou d’un guide à suivre à envoyer ou à joindre à des messages récurrents est une manière de sauver du temps. Lors d’une absence, il est possible de paramétrer une réponse automatique indiquant une absence. De cette façon, la redirection des questions ou des demandes peut être faite par un remplaçant ou un autre département. Cela évite ainsi de devoir gérer une montagne de messages au retour d’une absence.
2.Créer plusieurs adresses courriel
La création de multiples adresses courriel permet de cibler plus précisément les messages et ainsi gérer la priorité de la réponse selon les barèmes définis. Les adresses partagées peuvent aussi être un moyen de travailler en équipe afin de partager une responsabilité. Dans ce cas, les règles de prises en charge doivent être très claires.
3.Archiver ou supprimer les courriels au fur et à mesure
Il faut prendre le temps de créer des dossiers de classement séparés en thématiques. Si un courriel ne sert à rien, il peut être supprimé ou transféré dans un dossier dédié à conserver les informations qui « pourraient être importantes un jour ». De plus, une boite courriel vide représente une certaine forme de satisfaction.
4.Éliminer les courriels indésirables
Les courriels indésirables qui réussissent à passer le filtre antipourriel de l’entreprise peuvent être classés « indésirables » en un seul clic. En prenant le temps de le faire, ceux-ci ne se retrouvent plus dans la boite de réception courante lors des prochains envois. Il est généralement facile de se désinscrire d’une infolettre non pertinente en suivant le lien inscrit en bas de celle-ci.
5.Favoriser le téléphone aux courriels
L’envoi d’un message peut parfois sembler plus pratique et rapide que de passer un coup de fil. Il ne faut pas fuir le téléphone sous prétexte d’éviter de perdre du temps avec une personne. Ceci est d’autant plus vrai quand il y a une information à transmettre. Parfois, un petit coup de téléphone de 30 secondes sera plus efficace que de rédiger un courriel puis d’attendre le retour du destinataire. Les retours restent plus rapides en direct. Rédiger un courriel reste plus long qu’un échange par téléphone.
6.Créer des groupes de destinataires
Lorsqu’il y a des courriels qui doivent systématiquement arriver à plusieurs personnes, il est peut-être temps de créer un groupe de destinataires. La majorité des systèmes de messagerie permet la création de groupes d’envois afin d’y mettre les noms et adresses courriel de plusieurs destinataires dans des groupes organisés.
7.Minimiser la mise en copie conforme (CC)
Il est tentant d’être informé de tout et de demander d’être mis en copie « pour info » afin de disposer de tous les éléments au besoin. Une boite courriel peut rapidement se remplir de messages de toutes sortes avec l’utilisation du CC. Il faut éviter de demander d’être en CC pour tout. Cela cause un débordement de messages et devient une distraction face aux messages importants.
8. Supprimer les listes de diffusion
La plupart des boites courriel permettent de se retirer discrètement d’une liste de diffusion ou d’un échange de courriels. Au lieu de passer du temps à supprimer des courriels où chacun répond, mieux vaut se retirer de la liste. Dans Outlook, par exemple, il faut cliquer sur la touche « ignorer ». Les échanges suivants n’apparaitront plus dans la boite courriel.
