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Se mettre à jour avec les technologies
Il est difficile de faire un télétravail efficace si les outils technologiques ne sont pas maîtrisés. La mise à jour technologique est primordiale pour y arriver. Celle-ci comporte deux aspects bien distincts : La maitrise de son environnement virtuel et une bonne mécanique pour la supporter (ordinateur, processeur, caméra, casque d’écoute, etc.). Il ne faut pas sous-estimer l’environnement physique non plus car pour être concentré dans son travail, un lieu dédié est toujours de mise.
Le lieu dédié : se bâtir un environnement gagnant
Pour faire un bon télétravail en présentiel virtuel, il est important d’avoir un environnement dédié au travail. L’environnement dédié aide à se mettre à l’ouvrage sans la déconcentration d’éléments extérieurs qui pourraient porter à dévier du travail à réaliser.
La zone de travail doit être délimitée et respectée, ce qui aidera également, en contra balancer, à respecter le temps personnel et éviter de travailler sans relâche. Ceci est un côté pervers du télétravail car le travail est accessible en tout temps. Plusieurs sont donc tentés de ne jamais décrocher, ce qui peut conduire à l’épuisement professionnel ou la surcharge mentale.
- Un lieu dédié (une pièce de la maison strictement dédiée au travail);
- Un bureau organisé (espace suffisant pour classer ses dossiers);
- Une bonne lumière d’éclairage pour éviter la fatigue visuelle;
- Une orientation face à une fenêtre (si possible – pour profiter de la luminosité extérieure sinon opter pour une lampe de luminothérapie pour diminuer l’effet néfaste occasionnée par le manque de lumière);
- Bruits ambiants contrôlés (pour optimiser la concentration);
- Une bouteille d’eau réutilisable pour éviter la déshydratation (objectif : 2 litres par jour);
- Une excellente connexion internet (se référer à son fournisseur de service pour choisir le plan idéal car l’utilisation d’une caméra WEB pour communiquer entre collègue nécessite une excellente connectivité. *
- Une bonne chaise (pour éviter les problèmes de dos et de genoux liés à une mauvaise posture);**
*La connectivité est un enjeu majeur au télétravail en présentiel virtuel. Il ne faut pas se fier aux recommandations de base des fournisseurs internet ou même celles des logiciels car celles-ci ne tiennent pas compte des rencontres avec plusieurs intervenants en même temps ni de l’utilisation globale de l’internet qui se fait dans la maison (musique, netflix, jeux vidéo, etc.) ou chez les voisins. Un quartier complet travaillant en télétravail utilisera la bande passante du secteur et ralentira la connectivité des utilisateurs de la bande. Prévoir une connectivité plus forte que prévu pour éviter les inconvénients.
**Trouver la bonne chaise « ergonomique » est un problème que partagent plus particulièrement les personnes qui veulent s’équiper afin de rendre leur poste de travail plus sécuritaire et plus confortable. Il existe de nombreuses chaises « ergonomiques » et le prix n’est pas toujours synonyme de confort.
Les chaises ergonomiques sont conçues pour s’adapter à la morphologie de chaque personne; toutefois, elles ne sont pas nécessairement confortables pour tous. Par exemple, la chaise est peut-être trop élevée et les appuis-bras trop éloignés l’un de l’autre pour une petite personne. Certaines chaises peuvent ne pas convenir à l’aménagement d’un bureau de travail.
Voici les recommandations du centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail :
L’environnement de travail est, à prime à bord, un élément crucial pour être efficace dans son travail. Il ne faut surtout pas sous-estimer le pouvoir d’un environnement de travail optimisé! C’est la base du télétravail.
L’environnement virtuel
L’environnement virtuel est constitué de tous les éléments se retrouvant en activité dans l’écran d’ordinateur. Les éléments communs sont les suivants :
- Les logiciels propres à son travail (CRM, ERP, Portail d’entreprise, etc.);
- Les logiciels de travail communs (Suite Office 365);
- Les applications de communication virtuelle (Teams, Zoom, GotoMeeting,etc.);
- Les points de sauvegarde en nuage (Dropbox, Sharepoint, etc.)
Pour bien fonctionner en télétravail, il est primordial d’être autonome dans l’utilisation de ce qui se passe en virtuel. Dans l’éventualité où certains de ces éléments sont ambigus, il est nécessaire de se mettre à niveau. Une assistance peut être demandée à l’employeur pour bien comprendre l’utilisation des logiciels ou de manière autodidacte par la recherche en ligne ou la visualisation de vidéos sur Youtube par exemple.
Voici quelques termes à connaître pour maîtriser le langage virtuel :
Endroit virtuel où des données sont stockées. Le nuage est accessible de partout moyennant un accès internet et des identifiants/mots de passe correspondant.
Endroit virtuel pour se connecter à un compte en ligne.
Programme informatique téléchargé localement sur un ordinateur.
Programme informatique accessible en ligne via un portail.
Qualité du signal internet.
Outil de recherche dans un navigateur.
Moteur de recherche en ligne (Google, Edge, Firefox, etc.).
Réglages du son de l’ordinateur ou de ses périphériques.
Réglages de la caméra de l’ordinateur ou de ses périphériques.
« Entreprise Resources Planning » Logiciel centralisé avec un mode applicatif intégré aux différentes facettes d’une entreprise (ventes, comptabilité, inventaires, etc.).
« Customer Relationship Management » Logiciel qui a pour objectif d’optimiser, d’analyser et de gérer les données relatives aux clients et prospects.
