Comprendre la méthode SOMET™

Comment fonctionne la méthode SOMET™

Cette méthode développée par Complexe X inc est bâtie selon une partie de la méthode de classement des priorités d’Eisenhower par laquelle il est possible d’identifier clairement les priorités selon le délai d’exécution de la tâche. Étant donné que cette méthode n’est pas complète dans le contexte du milieu du travail moderne, Complexe X a développé une méthode simple, organisée, méthodique et efficace au travail (acronyme SOMET™) pour permettre à ses utilisateurs d’être efficace en tenant compte de l’ensemble de leurs tâches.

Le but de la méthode SOMET™ est de permettre à tous gestionnaires de pouvoir traiter, planifier et organiser le volume de travail en étapes balisées. Cette méthode permet aussi de limiter le stress inerrant à la surcharge de travail afin de se vider l’esprit avant la fin de chaque journée. Grace à cette méthode, les utilisateurs sont en mesure de terminer chacune des journées de travail en ayant classé l’ensemble du flot d’informations entrantes et à traiter. Une fois maitrisée, cette méthode minimise les tâches de dernières minutes et le stress associé.

La méthode SOMET™ comporte trois axes afin d’en faciliter son application :

Analyse de l’information;
Réflexion personnelle;
Gestion des priorités.

En utilisant la méthode SOMET™, il est plus simple de gérer ses priorités tout en prenant conscience de la manière d’assumer son rôle et ses responsabilités. Une grande partie des gens en entreprise exerce des fonctions ou exécute des tâches en dehors de leur sphère de responsabilité, ce qui occasionne souvent et de la confusion et des problèmes de communication. En isolant chacune des étapes, il est possible de devenir un acteur d’action sur la gestion de son temps pour prendre de meilleures décisions et assumer son rôle de manière plus efficace.

Exemple permettant de comprendre le fonctionnement de la méthode SOMET™

Exemple 1 : Nous sommes le 1^e novembre et le patron de Martin lui demande de lui remettre, sans faute, un compte rendu trimestriel des ventes pour le 3 novembre avant 16h00.

Analyse de l’information = Ok, information complète.
Puis-je prendre action ? = Oui.
Classement de la priorité = C’est important et urgent mais prend plus que deux minutes.

Résultat : J’inscris la tâche à ma liste de tâches dans la section deux car j’ai deux jours pour soumettre mon compte rendu.

Exemple 2 : Un employé reçoit un courriel en copie conforme (CC) informant que le stationnement sera fermé du 28 au 29 novembre pour les membres de la direction.

Analyse de l’information = Ok, complète
Puis-je prendre action ? = Non
Non pertinent, peut-être utile ou n’est pas à moi.

Résultat 1 : Je classe ce courriel dans mon dossier ‘’peut-être utile’’

Résultat 2 : non pertinent = Je le supprime.

Exemple 3 : Un employé écoute un message vocal qui demande de rappeler le président de l’entreprise pour lui dire combien de personne seront présente au souper corporatif pour passer une commande.

Analyse de l’information = Ok, complète.
Puis-je prendre action ? = Oui.
Classement de la priorité = Important et urgent mais prend moins que deux minutes.
Résultat: Je le fais immédiatement.

Exemple 4 : Un superviseur au département des achats constate qu’il n’y a pas de procédure claire pour l’achat des produits ménagers.

Analyse de l’information = Ok, complète.
Puis-je prendre action ? Oui mais en multi-étapes.
Ceci se classe dans la section des processus et procédures.
Il faut préparer un plan d’action → Classement des priorités (Important mais pas urgent).

Résultat : Je regarde mon emploi du temps et je réserve la plage horaire nécessaire pour préparer mon plan d’action pour développer mon processus.

NOTE : À la suite du développement du plan d’action, les tâches identifiées doivent repasser par l’analyse des priorités afin de repartir au bon endroit.

Exemple 5 : Un courriel est envoyé pour rappeler la soirée réseautage prévue dans trois semaines mais cette soirée semble être une surprise.

Analyse de l’information = incomplète

Résultat : Je réponds au courriel en posant des questions basées sur le 3QCOP (Quoi, quoi, quand, comment, où et pourquoi).

NOTE : Pour ne pas oublier de faire un suivi si je n’ai pas de réponse à ma demande d’information supplémentaire, j’ajoute une note à ma liste de tâches dans la section deux, indiquant qu’il manque de l’information pour la soirée de réseautage dans trois semaines.

Exemple 6 : Un superviseur du département des ventes et son patron demandent d’aller acheter du papier 8 ½ x 11 pour l’imprimante car il n’y en a plus.

Analyse de l’information = Ok, complète.
Puis-je prendre action ? = Oui.
Classement des priorités = Pas important mais urgent.

Résultat : Je délègue la demande (à valeur non-ajoutée) à la bonne personne.

Exemple 7 : Un coup de téléphone du dentiste est reçu. Nettoyage le 4 juin, 13h45.

Analyse de l’information = Ok, complète.
Puis-je prendre action ? = Oui.
Classement des priorités = Important mais pas urgent.

Résultat : J’inscris le rendez-vous au calendrier.

EXPLICATION DES CINQ ÉTAPES

Points couverts leçon 1

La leçon un représente le point de départ de l’utilisation de la méthode. Pour bien gérer les priorités, il est important de tout d’abord prendre conscience de l’information entrante. Cette première étape qui paraît facile est souvent une étape négligée par plusieurs. Passer à l’action sans avoir l’information complète ou encore mal analyser l’information et prendre une tâche qui appartient à autrui est néfaste pour l’organisation du travail. La première leçon revient donc sur la manière de traiter l’information entrante de façon à la diriger vers les bonnes actions à prendre.

Comprendre la méthode SOMET™;
Explication des cinq étapes;
Les piliers d’utilisation de la méthode SOMET™;
Analyse de l’information entrante;
Manque d’information;
Puis-je prendre action;
Classement des priorités.

Points couverts leçon 2

La leçon deux comporte les éléments importants à considérer pour les priorités importantes et urgentes. Nombreux sont ceux qui croient qu’une priorité urgente doit être faite sur le moment même, quitte à débalancer toute sa journée pour gérer un « nouveau feu ». Cette gestion réactive du quotidien entraine une augmentation du stress et a des conséquences importantes sur la productivité.

Organiser et gérer son horaire;
La délégation de tâche;
Gérer les imprévus;
Liste de chose à faire;
Prise de décision;
Entraîner notre mémoire à la performance;

Points couverts leçon 3

La leçon trois permet de voir comment bien classer l’information sur laquelle il ne faut pas prendre action au moment de la recevoir. Cette étape est bien utile pour apprendre à classer des informations qui peuvent être pertinente à un autre moment ou encore à la laisser aller pour éviter la surinformation. Plusieurs se font avoir à perdre du temps à traiter des informations qui ne leur appartiennent pas, à prendre des tâches qui reviennent à une autre personne ou encore à accepter une surcharge de travail en négligeant les principales responsabilités de leurs rôles. Connaître ses responsabilités, mettre des limites et bien traiter l’information sur laquelle il ne faut pas prendre action est essentielle à une saine gestion de son temps.

Éliminer;
Collecter des informations;
Refuser des tâches;
Limiter les pertes de temps;
Connaitre ses limites;

Points couverts leçon 4

La leçon quatre aborde un des plus gros problème vécus entreprise aujourd’hui : le multi-tâches et le task shifting. Le cerveau humain n’est pas fait pour sauter d’une tâche relationnelle à une tâche intellectuelle sans conséquences. La transformation du travail a grandement modifié l’effort intellectuel et relationnel requis pour exécuter ses fonctions et il est facile de tomber dans le piège de sauter du coq à l’âne en croyant être efficace. Pour être efficace, il faut être capable de garder son attention sur la tâche à réaliser.

La leçon quatre met aussi l’accent sur la gestion de projet. Bien qu’elle puisse être complexe selon les spécificités de chaque domaine, certains points majeurs peuvent aider à avoir un impact positif sur l’efficacité à gérer un projet simple. Un projet n’a pas à être externe. Il peut tout aussi bien être interne et viser une réalisation en entreprise. En intégrant certains éléments d’une bonne gestion de projet, l’organisation est améliorée et les résultats prouvés plus efficaces.

Pour terminer, cette leçon aborde les éléments essentiels à l’amélioration continue et à la mise en place de processus durables. Puisque le milieu du travail moderne est en constant changement, il est important d’intégrer à même son organisation du travail des moyens pour travailler de manière à toujours continuer d’avancer vers les bonnes pratiques. Le point de départ n’est pas important si l’on considère les conditions cibles à atteindre. Ainsi, par petits pas, on atteint des buts visibles et atteignables en se donnant les moyens de répéter les façons de faire dans une démarche formalisée par des processus et des procédures.

Comprendre et utiliser un processus d’amélioration simple;
Développer des processus et des procédures simples;
Analyser un problème.
Organiser une rétroaction de projet;
Appliquer le modèle SMART;
Réaliser un plan d’action simple.
Minimiser le multi-tâches et le task shifting;
Comprendre et appliquer les lois de la gestion du temps;

Points couverts leçon 5

La leçon cinq consiste à réaliser un plan d’action à partir d’une base simple à mettre en pratique afin de se mettre en œuvre rapidement. Le meilleur plan du monde peut être rédigé ou disponible mais c’est celui qui saura le mettre en œuvre qui aura le succès associé à son efficacité. Pour faire un bon plan, il faut apprendre à réfléchir à toutes les conséquences liées à une décision pour comprendre comment celles-ci viendront influencer la manière de conduire les opérations autant au niveau des ressources humaines que des ressources matérielles.

Utiliser le mind mapping;
Rétrospection;
Planification simple;

LES 3 PILIERS D’UTILISATION DE LA MÉTHODE SOMET™

Pour tirer un maximum de profit de cette méthode, les trois points suivants doivent être gardés en tête :

Capturer : Lorsqu’une pensée ou une action vient à l’esprit, et pousse à vouloir agir, il faut la saisir immédiatement. Ainsi, les tâches, les projets et les objectifs apparaissent visuellement et ne sont plus dans un « tiroir » mental interne. Cela permet d’être donc moins stressé et confus.

Exemple : Vous êtes en train d’écrire un rapport d’incident qui s’est produit dans l’usine et vous réalisez qu’une simple modification de la procédure de production pourrait éviter que l’incident ne se répète. Au lieu de changer de tâche pour vous lancer sur la modification de la procédure, vous l’inscrivez sur votre liste de choses à faire afin d’y revenir à un moment plus opportun.

Clarifier : Une fois la pensée ou l’action saisie, il faut lui donner du sens, la définir et la clarifier. Pour définir sa pensée, il faut décortiquer son idée pour voir si celle-ci s’inscrit dans un cadre réalisable. Ensuite, en isoler les différentes étapes afin de voir comment celle-ci viennent réellement impacter l’organisation du travail.

Exemple : Vous désirez offrir à votre équipe un horaire flexible sans nuire à la production. Avant de proposer l’idée à la Direction, vous prenez le temps de définir ce que flexibilité veut dire tout en préparant divers scénarios pour appuyer la démarche. Vous sortez les statistiques de production et validez qu’il y a des gains à réaliser tant au niveau des conditions de travail que de l’efficacité du personnel. Vous poussez votre idée dans tous les sens avant d’essayer de la mettre en œuvre.

Maintenir dans le temps : Une fois qu’on a décidé ou classé on le fait et on le respecte.

Exemple : Vous déléguez une tâche à un collègue en espérant que celle-ci soit réalisée rapidement. Même si le travail ne semble pas aller à la vitesse désirée, et sachant que vous pourriez le faire bien plus rapidement, vous respectez le flot de travail assigné en gardant en tête qu’il est contre-productif de faire autrement et que l’expérience acquise par la tâche déléguée aura un impact positif sur l’apprentissage de cette personne.

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