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Les étapes d’une bonne délégation
Pour déléguer une tâche, il faut tout d’abord commencer par savoir ce que la tâche implique : quoi, pourquoi, comment et dans quel but? La mise en contexte est extrêmement importante si on veut que la tâche soit exécutée en tenant compte de ses enjeux. Exécuter une tâche sans but ou l’exécuter en tenant compte de ses enjeux n’a pas du tout la même dynamique. L’une est formatrice et l’autre considérée comme du « dumping ». Aux yeux des employés, ne pas prendre le temps de bien déléguer équivaut à se débarrasser d’une tâche. Lorsque c’est bien fait, l’employé se sent responsabilisé et voit la tâche comme une marque de confiance.
Faire une bonne analyse de la tâche avant de la déléguer permet de bien circonscrire les attentes. En tant que dirigeant, on ne considère pas toujours l’implication d’une tâche pour un employé. Prendre le temps de le faire fait toute une différence pour ceux qui reçoivent l’information. C’est le quoi et le pourquoi!
Choisir à qui assigner la tâche: Cibler les personnes motivées et compétentes (influenceurs positifs !)
- Est-ce que la tâche va s’ajouter à une description de tâches existante?
Lui en parler avant de l’officialiser.
- A-t-elle les compétences pour exécuter la tâche
- Est-ce que la personne à qui je désire déléguer la tâche a le temps de recevoir cette tâche dans sa charge de travail?
- Faut-il prendre le temps de lui expliquer en profondeur?
- L’accompagner?
- La former?
- Est-ce que la délégation de tâches a pour objectif de faire évoluer la personne concernée?
- Est-ce que la tâche va s’ajouter à une description de tâches existante?
- Est-ce une tâche ponctuelle? (qui ne reviendra pas)
- Est-ce que la personne à qui je désire déléguer la tâche a le temps de recevoir cette tâche dans sa charge de travail?
- A-t-elle les compétences pour exécuter la tâche
Assigner à quelqu’un comporte des éléments à considérer pour réussir sa délégation.
Assigner
- Assigner une tâche doit se faire de manière formelle
- Il faut valider que notre demande est claire
- Que la personne concernée a le temps d’exécuter la tâche
- Il faut prendre le temps de s’arrêter afin de passer à la délégation
- S’assurer que le contexte est bien compris
- Il faut valider le processus d’accompagnement requis
Responsabiliser la personne choisie
La responsabilisation consiste à conférer aux employés une certaine mesure d’indépendance afin qu’ils soient en mesure d’analyser, de contrôler et de prendre des décisions portant sur des tâches précises. La responsabilisation implique aussi que l’employé à une obligation d’atteindre ses objectifs.
Lorsqu’on assigne une tâche, la personne concernée doit comprendre les enjeux de la tâche et son imputabilité face à son exécution. Il faut toujours un responsable à une tâche. Même lorsqu’on délègue à une équipe, on doit nommer un responsable d’équipe qui prendra la responsabilité du groupe pour le livrable.
Il faut aussi donner les barèmes de temps face à l’exécution de la tâche afin de s’assurer que l’exécution se fait dans les délais prescrits.
Donner l’autorité nécessaire à la personne choisie
L’autorisation consiste à donner le pouvoir d’agir et de prendre des décisions. Dans ce cas-ci, dans le spectre de responsabilité octroyé par la délégation d’une tâche.
Ne pas rendre imputable cette personne
Étant donné que ce n’est pas dans le rôle ou dans la définition de poste de la personne choisie, vous ne pouvez pas l’obliger à accepter les conséquences des décisions ou actions qu’il prendra.
Définition sommaire des trois concepts:
Autorité : le pouvoir d’agir et de prendre des décisions.
Imputabilité : l’engagement à accepter les conséquences des décisions prises.
Responsabilité : l’obligation d’atteindre un objectif.
Former / accompagner / encadrer
Voici des questions à se poser pour encadrer la délégation:
Contexte
- Dans quel contexte la tâche doit être effectuée?
- Pourquoi cet individu?
Résultat attendu
- Quel est le résultat final et l’échéancier?
Tâches
- Quelles sont les grandes lignes?
- Quelles sont les étapes?
- Quels sont les délais pour chacune des étapes?
Liberté d’action
- Qu’est-ce que la personne peut et ne peut pas faire?
- Liberté de choix?
- Révision nécessaire?
- Ma présence pour des rencontre ou je lui fais confiance?
- Quel est son degré d’autorité?
Ressources
- Quelles seront les outils et les ressources disponibles?
Soutien
-
- Quelles seront les besoins de soutien et d’encadrement de l’individu?
- Comment seront géré les problèmes?
- Comment se feront les comptes rendus?
- Appréciation de la tâche
- De quel façon je donnerai une rétroaction à l’individu?
- Comment puis-je assurer la mobilisation de l’individu?
- Les mesures nécessaires pour l’amélioration de ma prochaine délégation?
Faire des suivis
- Pour s’assurer que la tâche s’exécute comme prévu
- Sans suivis: incompréhension, malentendu, mauvaise prise en charge ou mauvaise interprétation
- Permet de valider que la tâche est bien comprise et permet une réorientation
Valider le résultat
- Organisez des rencontres individuelles et informez-vous de leur progression et de leur résultat
- Ne cherchez pas à tout prix à ce que vos employés adoptent votre style de travail. L’important, c’est qu’ils accomplissent le travail correctement et non exactement comme vous l’auriez fait.
