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Choisir les bons mots pour les bonnes émotions
La communication n’est pas toujours facile. Il y a souvent des inconforts occasionnés par des situations difficiles. Certaines pistes de solutions peuvent être envisagées pour se préparer à faire face aux inconforts.
Se préparer physiquement et mentalement :
L’état d’esprit
L’état d’esprit est important pour faire une bonne prestation en présentiel virtuel. Puisque l’emphase est mise sur l’émetteur du message, la capture de l’écran et l’audio ne mentent pas. Il est donc important de bien se préparer pour être 100% dédié à la rencontre. L’état d’esprit permet de se plonger de garder le focus sur l’objectif de la rencontre. Pour y arriver, l’encadrement des éléments à aborder en présentiel virtuel est crucial.
Les distractions environnantes minent à l’état d’esprit et favorisent le décrochage. Ainsi, les rencontres virtuelles ne devraient pas se faire dans un contexte multi-tâches. Il est préférable de faire des rencontres plus courtes et d’être 100% dédié à celle-ci plutôt que de répondre à des courriels en même temps qu’un échange entre collègue.
Pour éviter les distractions, voici quelques trucs :
- Fermer la sonnerie de son téléphone cellulaire;
- Éteindre les notifications sur le bureau de l’ordinateur;
- Se mettre en mode « ne pas déranger » sur les plateformes de communication;
- Fermer le logiciel de messagerie courriel sur les écrans secondaires;
- Aviser les personnes qui se trouvent dans la maison de ne pas déranger pour la période donnée;
- Éteindre sa musique pour la durée de la rencontre.
L’état d’esprit dans lequel une rencontre en présentiel virtuel est réalisée témoigne du respect que chaque partie aborde un envers l’autre. Donner 100% de son attention à ce moment va non seulement démontrer une bonne collaboration d’équipe mais aussi témoigner d’une expérience client basée sur le respect du temps de l’autre. L’expérience client pouvant être autant interne qu’externe, cette façon de faire témoigne d’un professionnalisme et d’une éthique de travail personnelle.
La visualisation
En ce qui concerne les situations stressantes à distance, la visualisation permet de calmer l’esprit et de se préparer à livrer le message. La visualisation consiste à se créer un scénario mental pour entrevoir le déroulement d’une situation. Cette technique aide à gérer le stress et entrevoir le déroulement d’un événement.
La visualisation peut être faite en tout temps en suivant ces étapes simples :
- Se couper de toutes distractions pour un bref moment et fermer les yeux;
- Prendre trois grandes respirations;
- Engager le scénario et entendant sa propre voix livrer le message;
- Imaginer le récepteur du message réagir au message;
- Garder le contrôle mental de la rencontre en s’appuyant sur une bonne information;
- Répéter le scénario jusqu’à ce qu’une zone de confort soit atteinte.
En préparant le mental à une rencontre, celui-ci enregistre dans le subconscient les différentes réponses visualisées et permet ainsi d’avoir une banque de données accessibles en arrière-plan pour garder le contrôle d’une rencontre. Il est important de toujours garder à l’esprit que le but à atteindre pour la rencontre en présentiel virtuel est de rencontrer l’objectif visé par celle-ci.
Choisir les bons mots
Il faut se préparer lorsque des messages difficiles sont à livrer. Il faut se mettre dans l’état d’esprit idéal pour passer le message. L’écran permet un certain détachement à ne pas négliger, toujours faut-il utiliser les bons mots pour ne pas provoquer de situations négatives. Un message difficile n’est pas nécessairement un message négatif. Il peut être un simple message émis par une personne malhabile avec les communications ou encore timide face aux autres.
Les verbes d’action : Les verbes d’action permettent de communiquer la manière dont l’informations véhiculées devraient mettre l’autre en action (Faire, agir, encadrer, diriger, mettre, revenir, appeler, etc.) La précision et le poids des verbes choisit aura pour conséquence de communiquer l’action désirée face au message livré.
Les adverbes : Ceux-ci permettent d’encadrer les points d’un message en donnant une justification sur l’action du verbe choisit.
Adverbes de lieu : ici, maintenant, en haut, avant, après, etc.
Adverbes de manière : lentement, mieux, pire, ensemble, etc.
Adverbes de temps : longtemps, demain, parfois, toujours, etc.
Adverbes de négation : aucunement, jamais, nullement, etc.
Adverbes d’affirmation : certainement, vraiment, tout à fait, aussi, etc.
Adverbes de quantité : assez, beaucoup, peu, tellement, moins, etc.
Les mots sont très importants en rencontre virtuelle car le cadre de l’écran fait la mise en scène de l’interlocuteur. Puisqu’il est impossible de bouger aléatoirement pour maintenir l’interaction avec le récepteur du message, la force des mots choisis vient appuyer l’intention tel le descriptif d’un roman qui sait plonger le lecteur dans une histoire. En contexte virtuel, les mots sont des alliés pour livrer des messages. Il faut faire attention de les peser car ceux-ci peuvent être pris hors contexte si mal utilisés.
L’environnement et le corps physique
Le corps physique est mis à l’épreuve en télétravail. Les maux de dos, les maux de genoux, les maux de tête et les blocages des tunnels carpiens ne sont que quelques exemples de problèmes physiques rencontrés en télétravail. Pour éviter que ces problèmes n’affectent la productivité, il faut porter un intérêt sur l’environnement et le corps physique.
Puisque le télétravail s’effectue majoritairement assis devant un écran des journées durant, l’ergonomie n’est pas à négliger. Il est prouvé que la sédentarité cause des problèmes de santé à long terme et la transformation du marché du travail a eu pour résultat d’apporter des nouveaux problèmes liés à l’immobilité.
Pour éviter de tels problèmes, il est important de moduler ses rencontres en présentiel virtuel en tenant compte du corps physique. Il y a trois façons d’agir pour entretenir son corps physique avant, pendant et après une rencontre virtuelle.
Avant :
- Faire un étirement de 5 minutes debout avant une rencontre (épaules, cou, tête, bras, jambes);
- Faire un exercice de respiration pour augmenter le niveau de concentration;
- Boire de l’eau pour s’hydrater.
Pendant
- Faire des rencontres virtuelles par bloc (maximum 45 minutes sans pause);
- Boire de l’eau pour s’hydrater.
- Prendre une pause de 10 minutes entre chaque bloc pour se lever et bouger (aller à la salle de bain);
Après
- Faire un étirement de 5 minutes debout après une rencontre (épaules, cou, tête, bras, jambes);
- Boire de l’eau pour s’hydrater.
Exercice de respiration et d’enracinement
Cet exercice peut être fait de multiples fois pendant la journée. Il permet de faire un temps d’arrêt pour éviter la surcharge mentale et faire la coupure entre les différents dossiers. La respiration permet de calmer la fréquence cardiaque, réduire les stress et garder le focus.
- Se mettre debout les pieds bien en contact avec le sol;
- Fermer les yeux ou fixer un point de repère;
- Inspirer par le nez et compter jusqu’à 7 mentalement;
- Maintenir la respiration pour 7 secondes;
- Relâcher la respiration pendant 7 secondes;
- Répéter trois fois;
- Visualiser des racines au bout des pieds qui se plantent à la terre pour s’ancrer bien confortablement dans son corps;
- Ouvrir les yeux.
Cet exercice enseigné dans les disciplines de yoga ou de méditation a pour but de ramener le corps en son centre et de faire circuler son énergie partout dans son corps en étant dans le moment présent. La respiration et l’enracinement sont d’excellents moyens pour réduire le stress et être 100% dédié à la tâche à exécuter. Les rencontres virtuelles sont tout aussi prenantes qu’une rencontre en présentiel. Pour certains, le facteur technologique rajoute une couche de stress qui n’est pas à minimiser. Prendre le taureau par les cornes en travaillant sur son corps physique permet de se donner des outils pour être en possession de ses moyens peu importe la difficulté rencontrée dans une rencontre virtuelle.
