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Analyse de l’information entrante
L’information arrive aujourd’hui de partout. Les courriels, les messageries instantanées, les demandes par téléphones, les demandes en personne et bien d’autres façons encore. Cette disponibilité d’information complexifie la manière de traiter l’information. C’est pourquoi plusieurs personnes sont tentés de recevoir l’information pour immédiatement passer à l’action sans même se poser la question à savoir si l’information est pertinente ou non pour elle.
Tout d’abord, tout ce qui doit être fait, c’est-à-dire toutes les tâches, les projets, les idées, les sollicitations, les rappels, les rendez-vous, les événements, etc. sont placés dans la boîte de réception représentée dans la matrice.
La boîte de réception a deux fonctions principales : la première est de décharger l’esprit de tous ce qui passe par la tête et qu’on espère ne pas oublier, et la deuxième, à attribuer la bonne priorité à toutes ces informations entrantes.
- Une personne vous envoie un courriel;
- Vous venez d’avoir une idée;
- Vous prenez une demande téléphonique;
- Vous voulez vous rappeler de quelque chose;
- Quelqu’un vous demande une tâche verbalement.
Analyse de l’information avec l’acronyme 3QOCCPP
Le 3QOCCPP répond aux questionnements de base de toutes affirmations. Il permet de valider que l’information reçue est complète. En travaillant avec cette série de questionnements, on évite de tomber dans le piège de l’information incomplète. Il s’agit aussi d’un acronyme qui représente la règle fondamentale de la recherche et d’analyse de l’information. Il permet donc de répondre à toutes les questions essentielles à la compréhension d’une information. Cet acronyme est un dérivé de la version anglaise des 5W (Who, What, Where, When, Why) qui est utilisé depuis plus de 100 ans.
Nous allons le décomposer comme suit : 3Q-O-C-C-P-P
Who – Est concerné, de qui, avec qui, pour qui;
Quoi – Quoi, avec quoi, objet, action, phrase, opération, en relation avec quoi;
Quand – Moment, planification, durée, fréquence, à partir de quand, jusqu’à quand, délais;
Où – Lieu, distance, étape, vers où;
Comment – Matériel, procédure, de quelle façon, dans quelle condition, quels moyens;
Combien – Dans quelle mesure, quantité requise, budget, quelle dose;
Pourquoi – Motif, objectif, pour faire quoi ? résultat à atteindre;
Priorité de la personne faisant la demande – Quelle est la priorité selon le demandeur.
Exemple d’utilisation de l’acronyme 3QOCCPP :
Contexte : Mon ami Maxime organise un souper et me demande d’y assister.
IL MANQUE D’INFORMATIONS!
- Who : Robert et moi
- Quoi : Un souper
- Quand : ?
- Où : ?
- Comment : ?
- Combien : ?
- Pourquoi : ?
- Priorité : ?
Qui d’autre sera présent ?
Quand aura lieu le souper ?
Où est le souper ?
Comment se rendre sur place ?
Combien ça coûte ?
Pourquoi organiser un souper ?
Priorité du demandeur
