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Les véhicules de communication
Il est aujourd’hui possible de communiquer à travers de multiples plateformes, toutes destinées à améliorer l’efficience humaine. Ces plateformes, si bien utilisées et comprises par tous dans un système de règles bien encadrées, peuvent devenir des outils intéressants pour organiser le travail et mieux collaborer en équipe.
Les mémos et les communications écrites
Communiquer par écrit de manière opérationnelle et efficace requiert un minimum de préparation ainsi qu’une connaissance de quelques bonnes pratiques en la matière :
- Utilisation du bon support de communication;
- Esprit de synthèse;
- Rédaction adaptée;
- Vocabulaire varié;
- Etc.
Pourquoi la communication écrite est-elle importante?
- Informer: Transmettre des informations diverses aux collaborateurs, à la hiérarchie, aux partenaires externes, etc.
- Convaincre: Demander aux collaborateurs d’effectuer telle ou telle démarche, faire tel effort, convaincre un client de l’intérêt de choisir une offre et non celle d’un concurrent, etc.
- Présenter: Promouvoir un nouveau produit/service, une offre professionnelle, etc.
- Recueillir des informations: Sonder auprès de collaborateurs, fournisseurs, clients, divers prestataires, etc.
- Négocier : Rédiger une proposition commerciale, établir un devis, négocier un tarif, etc.
La communication écrite permet de mettre des informations importantes par écrit afin de pouvoir s’y référer. Les communications verbales importantes devraient toujours être accompagnées d’une version écrite. Les écrits restent alors que les paroles s’envolent! Il ne faut pas négliger cet aspect de la communication.
Il est important d’avoir une politique claire sur l’utilisation des courriels et des mémos. Quand utiliser quoi. Tous les gestionnaires de l’organisation devraient avoir une démarche précise à suivre afin de rester dans les paramètres de l’organisation. Il est recommandé d’ajouter cet aspect fort important des pratiques organisationnelles dans le plan d’intégration de nouveaux employés.
Voici des supports de communication écrite utilisés en milieu de travail
Le mémo
Le mémo doit être court. Une méthode simple et efficace consiste à choisir des énoncés courts et plus directifs. Ainsi, l’énoncé « la direction souhaite porter à votre attention qu’il est interdit d’utiliser le cellulaire sauf durant votre pause repas » serait remplacé par une phrase comme : « L’utilisation du cellulaire est interdite sauf durant votre pause repas ».
La note de service
Il sert à communiquer de manière brève avec les collaborateurs et les autres membres du service des enjeux reliés au travail.
Les courriels
Le courriel est aujourd’hui le moyen de communication le plus répandu en entreprise lorsqu’il s’agit de communiquer. Simple d’utilisation, il permet de synthétiser une discussion, de préparer une réunion, d’informer, etc.
Il est facile d’interpréter des courriels. Les courriels n’ont pas d’émotions claires. Le ton du courriel peut être interprété en fonction d’un état d’esprit. Il faut donc éviter d’alimenter des conflits par courriel, car cela pourrait envenimer une situation.
La courtoisie d’écriture est aussi de mise pour tous les échanges écrits. Le code de conduite de l’entreprise devrait dicter les règles à suivre en termes d’échanges de courriels pour éviter une mauvaise circulation de l’information.
