YOUR CART
- No products in the cart.
Subtotal:
$0.00
BEST SELLING PRODUCTS
Préparer une rencontre virtuelle
Pour préparer une rencontre virtuelle, il faut un a priori bien définir les sujets de la rencontre. L’attention en présence physique est beaucoup plus facile à capter qu’à travers un écran. Il est important de prendre cette réalité en considération. Il est ainsi recommandé de faire plusieurs petites rencontres virtuelles au lieu d’en faire de plus longues pour lesquelles l’intérêt pourrait être perdu plus facilement. En rencontre virtuelle, il faut viser l’impact et rester orienté sur le résultat souhaité.
Il faut se rappeler que les dysfonctions principales d’une équipe résident dans l’absence de confiance, la peur des conflits, le manque d’engagement, le rejet des responsabilités et l’inattention aux résultats. Ces problèmes ne disparaissent pas derrière un écran. Il faut donc en être conscient avant d’entreprendre les rencontres virtuelles afin de miser sur les bonnes interventions et maximiser la collaboration. En présentiel virtuel, ces dysfonctions doivent être abordés au même titre qu’en présence de l’autre.
Absence de confiance: La base d’une équipe est la confiance dans les forces (compétences, connaissances, aptitudes à se développer, attitudes générales) de chacun des membres qui la compose. Sans confiance, il n’y a pas de possibilité de synergie d’équipe.
Peur des conflits : Avoir peur des conflits et faire comme s’ils n’existaient pas est l’une des pires situations que peut vivre une équipe. Un conflit implique des émotions négatives et une escalade vers un point de rupture très nocif pour le climat de travail. Il faut gérer les problèmes et intervenir au moindre signe de conflits au sein de l’équipe.
Manque d’engagement : Pour créer une synergie d’équipe, il faut du personnel engagé. Pour stimuler l’engagement, il faut prendre le temps de connecter avec l’équipe pour la rendre plus vivante et dynamique. Une équipe composée de membres désengagés ne sera jamais performante.
Rejet des responsabilités : Nous sommes 100% responsables de nos paroles et actions. Mettre le blâme sur les autres représente un rejet des responsabilités. La prise de conscience est très importante pour réaliser l’impact que tous et chacun ont sur le travail des autres.
Inattention aux résultats: Les attentes doivent toujours être claires et définies. L’objectif final de toutes personnes à l’emploi d’une entreprise est d’atteindre les résultats escomptés. Sans l’atteinte des résultats, il n’y a pas de stabilité financière pour l’entreprise tel que vu à la base de la pyramide d’une organisation conscience. L’un est donc conséquent de l’autre de manière bidirectionnelle.
La préparation à une rencontre virtuelle doit tenir compte de ces éléments et cette toile de fond devient également la base de réflexion afin d’organiser une rencontre individuelle solo ou en équipe.
Les rencontres individuelles
Les rencontres individuelles doivent être axées sur l’émetteur et le récepteur et non sur l’ensemble du groupe, ce qui pourrait provoquer de la mésinformation dans un cas où un message de groupe aurait été approprié et que l’on a choisi de rencontrer une personne à la fois.
Il faut donc bien réfléchir aux personnes concernées avant de planifier une rencontre en bonne et due forme.
Les rencontres de groupe
Les rencontres de groupe sont importantes pour véhiculer de l’information et contrôler les messages. De nature moins personnelles que les rencontres individuelles, les rencontres de groupe jouent un rôle d’alignement dans l’engrenage des responsabilités des membres de l’équipe.
Les rencontres de groupe sont très importantes à planifier puisque d’un côté le message se dirige vers de multiples personnes et de l’autre côté, ceux qui reçoivent le message peuvent l’envoyer dans tous les sens.
Il faut donc être organisé pour être efficace lorsqu’on s’adresse à un groupe.
À savoir :
- Pour être efficace, une rencontre de groupe ne devrait pas durer plus de 30 minutes. C’est dans le premier quart d’heure que l’attention est à son maximum (91%).
- Au bout de 45 minutes, vous détenez seulement 64% de l’attention de groupe. Le pourcentage diminue rapidement à chaque minute additionnelle.
- Une présentation visuelle qui accompagne la rencontre ne devrait pas faire plus de 20 pages de diaporama. Plus le diaporama est long, moins le groupe en tient compte.
À ne pas oublier :
- Il faut avoir un ordre du jour;
- Il faut nommer l’objectif de la rencontre et le but à atteindre;
- Il faut rester centré sur le but à atteindre;
- Il faut conclure en faisant un sommaire des points de la rencontre;
- Une copie des points de la réunion doit suivre par courriel après la rencontre en présentiel virtuel.
Le message
Il existe différents types de messages à partager en rencontre virtuelle. Selon la nature du message, l’approche peut varier :
De nature informative (individuel): Transmettre de l’information propre au poste, rôle, tâches et organisation du travail de l’autre personne.
De nature professionnelle (individuel): Discuter de l’évolution de carrière de la personne rencontrée (incluant les évaluations de rendement, les changements de poste, les horaires de travail, etc.)
De nature conflictuelle (individuel): Rencontrer la personne concernée pour entreprendre une démarche de résolution de conflits dont elle est partie prenante.
De nature organisationnelle (individuel): Rencontrer la personne concernée pour discuter de changements organisationnels ayant un impact sur son travail.
De nature informative (groupe): Transmettre de l’information importante à tous les membres d’une équipe relativement à la conduite des opérations de l’équipe.
De nature organisationnelle (groupe): Discuter de changements organisationnels qui ont trait à un département ou une équipe de travail.
De nature technique (groupe): Explorer les opinions des membres de l’équipe pour mettre à profit les meilleures idées des acteurs de l’équipe dans le but de trouver une solution qui requiert une expertise commune.
De nature opérationnelle (groupe): Organiser les activités de l’équipe afin d’atteindre les résultats.
Peu importe le type de rencontre, la planification doit se faire en amont de la rencontre afin de contrôler le message et bien formuler les attentes. Dans tous les cas, la rencontre se doit d’être efficace puisqu’elle sollicite la participation de plusieurs personnes. Il est donc important d’avoir un agenda planifié pour assurer l’efficience de l’intervention.
Pour aider à encadrer les éléments d’un message, le 3QCCOP peut être utilisé :
Qui? Quoi? Quand? Comment? Combien? Où? Pourquoi?
Une réponse à chacune de ces questions est un excellent point de départ pour préparer une rencontre virtuelle.
Faire un ordre du jour rapide et efficace
En fonction du 3QCCOP abordé précédemment, il est possible de créer un ordre du jour rapide et simple. Cet ordre du jour pourra être glissé dans l’invitation à la réunion afin de permettre à chaque partie de bien se préparer pour la rencontre en présentiel virtuel.
Exemple de l’utilisation du 3QCCOP pour bâtir un ordre du jour rapidement et efficacement :
Exemple 1 : Préparation d’une rencontre entre collègues pour discuter d’un projet
Ordre du jour :
Qui : Rencontre d’équipe (Martine, Marc et Jean)
Quoi : Mise au point sur le projet Delta-4 (Mise à jour du calendrier de production, avancement des travaux, détails concernant la livraison). Chaque participant à la rencontre doit avoir le compte rendu de son avancement personnel pour la rencontre.
Quand : 4 mai 2020
Comment : sur TEAMS via l’invitation au calendrier. Planifier un accès internet de qualité ainsi que des écouteurs pour un bon audio.
Combien : 30 minutes
Où : non-applicable
Pourquoi : La rencontre a pour objectif de se mettre à jour sur l’avancement de chaque intervenant dans le dossier. La date de livraison du projet sera décidée à la fin de la rencontre.
Exemple 2 : Préparation d’une rencontre avec un client pour fins de représentation
Ordre du jour :
Qui : Rencontre individuelle (Mme Carole Gendron)
Quoi : Présentation de nouvelles destinations voyage (Espagne, Portugal, Pérou)
Quand : 12 septembre 2020
Comment : Sur ZOOM via l’invitation au calendrier. Planifier un accès internet de qualité ainsi que des écouteurs pour un bon audio.
Combien : 45 minutes
Où : non-applicable
Pourquoi : La rencontre a pour objectif de présenter les trois destinations en vue d’un voyage de noces à l’hiver 2020.
Le canevas du 3QCCOP sauve bien des questionnements lorsque vient le temps de planifier des rencontres. Ces informations de base qui semblent si évidentes sont souvent négligées, ce qui laisse place à un manque d’organisation pour toutes les parties concernées. S’habituer à répondre à ces questions pour toutes les communications virtuelles facilite les communications et permet à tous et chacun de s’organiser en fonction des éléments détaillés.
Cette même règle s’applique pour les courriels souvent envoyés avec un manque d’informations ou une mise en contexte déficiente. La communication à distance doit être claire pour bien collaborer. Il vaut mieux remplacer un long texte avec plusieurs paragraphes par de courtes phrases pour s’assurer de bien véhiculer le message sans perdre l’essence de celui-ci par faute d’être trop long ou de contenir trop d’éléments.
