La force de travail au Québec manque de temps et en manque de performance. C’est ce qu’on entend partout. Plusieurs statistiques alarmantes mettent en lumière la santé mentale fragile des employé.es. Dans ce contexte, comment peut-on espérer presser le citron encore plus? Pourquoi a-t-on l’impression de ne jamais être capable de réduire la liste de tâches à faire? Tous et toutes associent la performance à l’efficacité, alors que c’est l’efficience qui devrait être travaillée.
La performance est directement liée à l'efficience.
Réussir à accomplir une tonne de tâches n’est pas l’objectif. Et si nous tentions d’en faire plus, avec moins d’effort? C’est ce que je vous propose dans cet article.
Voici 4 stratégies pour trouver plus de performance grâce à l’efficience:
1- Identifier son mode de fonctionnement.
2- Utiliser sa chronobiologie.
3- Faire un audit de son temps.
4- Éliminer les distractions.
Pour optimiser sa performance, il faut se connaître et être capable d'identifier ses schémas.
Toutefois, nous ne sommes pas des machines mais des êtres bien conditionnés! Nous répétons nos façons de faire 95% du temps en fonction de notre système de référence interne. C’est notre moyen d’économiser l’énergie de notre cerveau pour nous permettre de vivre au quotidien. La métacognition est un outil pour travailler cette capacité à s’observer pour être en mesure de changer nos comportements. En travaillant sur cette capacité de recul, il est possible de déconstruire des automatismes pour ensuite aller ancrer de nouvelles habitudes qui sont en lien avec les objectifs que je souhaite atteindre.
La chronobiologie nous permet de déterminer à quel moment faire nos tâches à haute concentration.
Nous ne sommes pas toutes des personnes matinales. Certaines personnes refusent de parler à leurs collègues avant 10:00 le matin! Le cerveau consomme 20% de l’énergie globale sans facteurs stressants. Lorsque nous exécutons des tâches sans considérer le rythme naturel de notre corps, nous perdons en efficience. Les tâches à haute concentration devraient toujours être réalisées au moment où nous sentons que notre corps est alerte et notre esprit est vif. Faire le contraire rendra le temps élastique et fera perdre en performance. À l’opposé, faire des tâches faciles pour nous, au moment où nous avons le moins de disponibilité mentale, nous aide à passer au travers la tâche de manière plus fluide.
Quoi qu’il en soit, le cerveau n’aime pas le multi tâches, et encore moins lorsqu’il est question de sauter d’une tâche à haute concentration vers une tâche informationnelle ou encore relationnelle. Nous pouvons utiliser notre rythme circadien pour tirer de l’efficience dans notre manière d’organiser notre travail et gérer les priorités. Comme j’aime souvent dire, n’oublions pas que nous ne sommes pas des chirurgiens qui opèrent à cœur ouvert. Souvenons-nous que la planification et l’organisation du temps sont deux moyens pour obtenir plus de performance.
Le temps se mesure comme l'argent de dépense
Faire un audit de son temps de manière trimestrielle nous permet de voir la charge de travail évoluer afin de pouvoir faire des ajustements. L’audit du temps consiste à utiliser un tableau pour créer des blocs temps en fonction du temps utiliser pour chaque tâche.
La majorité des gestionnaires sous-estiment de 100% le temps nécessaire pour faire une tâche. En langage plus simple, si je crois que répondre à mes courriels prendra 30 minutes, c’est en réalité 60 minutes que cela prendra. Je recommande à mes clients de suivre le principe du 20/80. Organiser des blocs temps à travers les journées de manière à réserver 80% des heures travaillées et conserver 20% de temps libre. De cette manière, le 20% d’imprévus journaliers ne viendra pas désorganiser le 80% prévu.
Les distractions sont les ennemis de la performance.
Ce téléphone qui nous suit maintenant partout est une vraie plaie pour la performance. Trop de dérangements, trop de notifications, trop de “dumb scrolling”,etc. Pendant le travail, la majorité des distractions devraient être éliminées. Je vous recommande de mettre votre téléphone en mode “silence” face tournée vers le bureau. Vous ne serez pas tentés par le diable et vous améliorerez votre capacité de concentration.
Chaque dérangement a un coût de récupération d’environ 23 minutes. Cela signifie que votre cerveau revient à un état de concentration optimal après 23 minutes seulement. Imaginez les gains possibles! Dans une journée où de multiples distractions vont et viennent, il y a beaucoup de concentration et de gestion d’énergie à gagner en limitant les disctractions.
Trouver plus de performance est possible. Il est peut-être temps de repenser la performance autrement qu’à travers des optimisations technologiques. Cessez d’être efficace et devenez une personne efficiente.
